Postado em 09 de Abril às 19h57

Utilize a padronização de processos a seu favor na retomada da economia

Gestão (2)
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Dicas de ações de rotina para otimizar o trabalho de empresários do ramo de Food Service

Com os últimos acontecimentos devido a pandemia da COVID-19, empresários do ramo de Food Service têm me procurado e perguntado o que fazer neste momento. Geralmente, quando estamos no processo de assessoria, usamos a expressão “Trocar a roda com o carro em movimento”, pois bem, o carro está em “pit-stop”, e devemos aproveitar o momento para regular as engrenagens e com isso voltarmos mais eficientes para a corrida do nosso dia a dia.

Vou enunciar alguns processos que a experiência tácita tem provado serem eficientes para gestão do Food Service e que poderão auxiliar a sua empresa neste momento. Entre as abordagens deste tema, destaco a rotina do empresário, compras, estoque e financeiro. 

Organize sua rotina e fique atendo aos indicadores

Geralmente o dia a dia do empreendedor deste ramo é bem agitado, fazendo com que seja necessário escolher entre o urgente e o importante. A criação de uma rotina por meio de uma agenda de afazeres ajuda substancialmente no ganho de eficiência e produtividade. Dentre as tarefas deste empreendedor, destaco algumas que com frequência são negligenciadas. Um gestor deve fazer o acompanhamento do seu negócio baseado em KPI’s (indicadores-chave de desempenho/performance) e tomar as decisões sempre apoiado nestes dados. Cada operação possui informações diferentes, bem como sua forma de serem analisadas para o seu tipo de negócio. Alguns dos mais comuns são: ticket médio, CMV (custo de mercadorias vendidas), recebimento de 10%, avaliação de satisfação dos clientes, faturamento, quantidade de pessoas atendidas e custos fixos. Encontre a melhor ferramenta e analise regularmente sua operação! Não esqueça de avaliar a assertividade destes números, o que pode ser feito por meio da definição de auditorias esporádicas.

Reúna sua equipe e acompanhe as ações

Além dos pontos já citados, uma prática legal é implementar uma reunião semanal com os líderes, mas atenção, este encontro deve seguir uma metodologia para que seja produtivo e não apenas um momento de bate-papo. Sugiro sempre separar essa reunião em 3 etapas: avaliação, discussão e definição. Desta reunião, deve sair uma lista de tarefas com prazos, responsáveis, ações e semanalmente deve ser revisada, para acompanhamento da evolução das tarefas. 

Nesta mesma linha de trabalho, sugiro também aproveitar a oportunidade e criar checklists e manuais das rotinas. Essas duas ferramentas são cruciais na manutenção de uma rotina eficiente e principalmente na prevenção de perdas. Uma vez criada, devemos nos atentar também às atualizações pertinentes, pois como organismos vivos, que são os nossos negócios, eles estão em constante mudança. 

Regule as engrenagens: organize sua empresa

O BackOffice no momento é a principal área que o empresário pode controlar e com isso direcionar o melhor caminho a ser seguido. Compras é uma área que geralmente as pequenas e médias empresas acabam levando no automático, prezando o conforto do conhecido e não se preocupando em tomar decisões simples que podem injetar um bom crescimento nos resultados da empresa. Aproveite o momento e analise o seu estoque: você está realizando as compras baseando-se em uma métrica saudável?

É imprescindível que tenhamos estoques máximos e mínimos para cada item, se no momento não é possível definir para todos, defina ao menos para os mais caros ou mais perecíveis. Uma boa prática a ser implementada é a criação de um mapa de sazonalidade dos insumos, com isso, fica mais sistêmico o processo de compras e preparação do estoque.

De nada adianta comprar baseado nestes itens se a estocagem dos produtos não seguir uma organização, higiene e metodologia, seja PEPS (Primeiro que entra – Primeiro que sai) ou PVPS (Primeiro que vence – primeiro que sai), independente da sua escolha, é importante medir as perdas controláveis para que estas sejam as menores possíveis. 

Relacionamento com fornecedores

O desenvolvimento de novos fornecedores é sempre uma ação saudável para o CMV da empresa. Normalmente os fornecedores de muito tempo trazem juntos de si, preços e entregas viciadas. 

Minimize suas perdas

Uma vez que o processo de compra, recebimento e estocagem estejam alinhados e eficientes, devemos olhar para os processos de produção e venda.

A primeira coisa que devemos avaliar é o processo de padronização dos insumos por meio de manipulações ou produções. Esses processos nos ajudam a mitigar perdas, criar padrões para os pratos e consequentemente controlar o nosso CMV. Devemos ter também atenção especial para análise dos custos gerados por esses processos, eles devem fazer sentido em relação a perda gerada por não serem aplicados. 

Cuidados financeiros

Já na esfera financeira a primeira providência que devemos tomar é revisar a nossa rotina e avaliar a eficácia de nossos processos como um todo. O primeiro ponto de atenção é o caixa. Devemos sempre optar por não realizar pagamentos de fornecedores sangrando o caixa, uma atitude comum e que pode causar descontrole. O fechamento de caixa deve ser sempre cego, ou seja, sem o operador ter acesso ao valor apurado de vendas. 

A conferência de cartões recebidos com certeza é uma das rotinas que mais encontramos erros, seja em taxas não negociadas (sempre para maior), prazos errados, valores não recebidos, entre outros. O acompanhamento destes valores garante que o empresário tenha o valor que lhe é devido no momento que for necessário. 

Outro ponto de atenção importante é na precificação. Infelizmente é comum encontrarmos produtos com preços defasados simplesmente porque foram esquecidos no momento da remarcação.
Uma ferramenta do financeiro que por vezes os empresários desconhecem o seu poder, é o fluxo de caixa. Analisar e projetar o fluxo futuro permite uma tomada de decisão e uma redução de possíveis juros e multas.

Todas essas etapas feitas garantem mais dinheiro em caixa e melhoras expressivas no resultado da empresa.

No mais, cientes de todas essas ações que podemos tomar, devemos efetivamente agir! Sair da inércia é mais importante do que qualquer teoria ou análise. Ação, constância e disciplina são sem dúvidas fatores de sucesso em qualquer tempo, sejam tempos de crise ou de mercado estável. 

Raphael Oliveira e Oliveira
Diretor de Projetos | Raffinato Softwares

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